Êtes vous déjà passé à côté d’un événement, d’un rendez-vous, oublier une course, ne plus savoir par quoi commencer ? Rassurez vous ça arrive à tout le monde! Mais il est préférable que cela reste occasionnel. C’est pourquoi il nous est nécessaire d’organiser notre quotidien afin de ne rien oublier (ou presque), mettre des priorités aux tâches et simplement vivre plus sereinement avec les idées en ordre. Dans cet article je vais donc vous recenser tous les outils pour mieux organiser votre vie. Que vous soyez étudiant, au foyer, entrepreneur, salarié ou à la retraite vous trouverez ici le ou les outils qui vous conviendront.


Pourquoi faut-il s’organiser?

C’est une bonne question!

A la naissance nous ne demandons pas un agenda à nos parents… simplement car enfant nous vivons l’instant présent, aucune projection dans le futur et en ce qui concerne le passé… c’est fini! Mon Bout de Chou illustre très bien cela : tout ce qui tient du passé il dit « hier… » et quand on lui parle du futur soit il se prépare immédiatement soit on compte avec lui les « gros dodos ». Bref c’est l’âge de l’insouciance!

C’est pourquoi à moins de vivre encore au jour le jour, sans se préoccuper du lendemain, en grandissant vous allez petit à petit avoir besoin de retenir beaucoup d’informations : liste de courses, rendez-vous, devoirs à faire, préparation des menus, To Do List (liste de choses à faire), dates d’anniversaires… 2 possibilités s’offrent alors à vous :

  • Soit vous avez une super mémoire! Vous la musclé exprès pour retenir la totalité des informations du quotidien et pour les organiser de façon logique. Là je vous tire mon chapeau car j’en suis bien incapable sans faire d’insomnie!
  • Soit vous trouvez les outils qui vous conviennent le mieux pour vous aider au quotidien. Dans ce cas je vous conseille vivement de continuer la lecture de cet article!

1- Le calendrier

Et oui le bon vieux calendrier de 12 mois est une très bonne base! Et en plus vous pouvez même en avoir gratuitement en décembre / janvier auprès de vos commerçants, banques et autres prestataires comme « objet publicitaire ». Vous pouvez également en trouver sur internet à imprimer.

+ Les plus :

  • Pas cher, voir gratuit!
  • Très utile pour le rappel des dates importantes : anniversaires, vacances, quelques rendez vous.
  • Donne une vue rapide de l’année et facilite la planification d’événement annuel.
  • Rappel des fêtes, du calendrier lunaire, des vacances par zone et des jours fériés.
  • Le calendrier perpétuel (12 mois sans année particulière) permet l’annotation d’événements récurrents (anniversaires, fêtes…). Idéal pour se rappeler en un coup d’œil de l’événement!
  • Possibilité de le personnaliser.

– Les moins :

  • encombrant : même s’il en existe en format A4
  • Ne permet pas beaucoup d’annotations.

Pratique pour :

  • Les personnes ayant que quelques rendez-vous à droite à gauche.
  • Faire de la planification annuel.
  • Compter les jours avec un enfant, il y en a qui adore barrer les jour 😉

2- L’agenda papier

Un agenda est un cahier dans lequel il existe un espace d’écriture pour chaque jour de l’année (définition made in Marie!). Il peut commencer au mois de janvier d’une année (et en général finir fin janvier de l’année suivante) ou au mois de septembre ce qui correspond au cycle scolaire. Ainsi, faites bien attention à cela car parfois les agendas sont mélangés dans les rayons, et il n’est pas rare de voir des agendas en promotion en septembre car ils commencent par le mois de janvier (il ne reste donc plus que 4 mois utilisables).

Enfin il existe une multitude d’agenda :  formats variés (A5 à A4 en passant par des dimensions variables), personnalisable, rechargeable, familiale, reliures variables (anneaux, en cuir, agrafe, colle, spiral…), pagination variable (un jour par page, 7 jours par page, 7 jours sur une double page…). Bref en prenant votre temps vous trouverez forcément un agenda qui vous convient… même si parfois il faut beaucoup de temps…

+ Les plus :

  • Très grand choix d’aspect, de matières et de prix.
  • Peut être également gratuit! Ce sont souvent les banques en fin d’année qui en offrent 😉
  • Vous retrouverez une (ou deux) page(s) de calendrier, et parfois même une carte de France, de l’U.E. et du monde, les devises, les dates de vacances…
  • Assez facilement transportable selon le format choisi.
  • Grande possibilité d’annotation : rendez-vous,devoirs, menus, tâches à faire…
  • Rappel des fêtes, du calendrier lunaire, des vacances par zone et des jours fériés.
  • Peut servir de journal intime.
  • Possibilité de le personnaliser.

– Les moins :

  • Avoir un crayon, logique mais pas toujours évident quand on le transporte!
  • Reporter rapidement les nouvelles informations sous peine de les oublier.
  • Obligation de le consulter régulièrement.

Pratique pour :

  • Les personnes qui ont un quotidien rythmé par une activité (scolaire, professionnelle…) afin de le consulter régulièrement.
  • Avoir toutes les informations de planification réunies au même endroit. Il vous est possible d’avoir un seul agenda pour votre vie professionnelle et votre vie privé.

3- Le Bullet Journal (ou Bujo pour les intimes)

Le Bullet Journal est le dernier outil à la mode pour s’organiser! Tout est expliqué ici : bulletjournal.fr (oui, j’ai un peu la flemme de recopié…).

Pour faire court : vous prenez un cahier et vous réalisez à l’intérieur votre propre structure d’organisateur. Cela est très codifié et au début on s’y perd un peu mais cela vous garanti un agenda sur mesure! Le tout est de bien prendre son temps au tout début pour définir les rubriques de votre cahier et la place que cela va prendre puis de vous lancer.

+ Les plus :

  • Ultra personnalisable! C’est vous qui choisissez le support. Mon astuce : prendre un cahier à anneaux (ou même un classeur) pour pouvoir rajouter les pages au fur et à mesure.
  • Possibilités d’organisation infinie par rubrique : To Do List, calendrier par mois, par jour, carnet d’adresse, menus,  tracking list (liste de choses récurrentes à faire : nombre de verre d’eau bu dans la journée, entretien de la voiture, heures de sport dans la semaine…). Bref la limite est votre imagination!
  • Possibilité de donner facilement des priorités aux tâches.
  • Il devient très vite un compagnon de route que l’on amène partout.
  • Très créatif! Pour les moins créatifs, c’est tout aussi pratique! D’ailleurs le mien a plus un aspect pratique qu’esthétique.

– Les moins :

  • Vous ne l’aurez pas gratuitement chez le banquier…
  • Il existe des cahiers « Bullet Journal » pré-rempli… mais cela enlève l’intérêt de cet outil.
  • Avoir un crayon, logique mais pas toujours évident quand on le transporte!
  • Reporter rapidement les nouvelles informations sous peine de les oublier.
  • Obligation de le consulter régulièrement.
  • Aucun rappel des fêtes, du calendrier lunaire, des vacances par zone et des jours fériés à part ce que vous aurez écrit.

Pratique pour :

  • Tout le monde! Il vaut juste bien y réfléchir avant et s’y tenir comment avec un agenda. Et il existe de nombreux sites gratuits pour vous aidez à définir vos besoins 😉

4- Le Kakebo

Késako?!

Pas de panique! Juste avant la mode du Bullet Journal c’était la mode du Kakebo. Entre l’agenda et le livre de compte c’est un outil idéal pour organiser et contrôler vos dépenses. Il nous vient tout droit du Japon puis a été mis au goût des français par Dominique Loreau.

+ Les plus :

  • Donne une réelle structure de livre de compte à un foyer avec tous les postes de dépenses.
  • Facilite l’anticipation des dépenses et la gestion du budget surtout si vous ne le faites pas sur l’ordinateur.
  • Il existe maintenant plusieurs types de livre Kakebo ainsi que des printables (feuilles imprimables) sur internet.

– Les moins :

  • N’est pas un réel agenda.
  • Ce n’est pas un cahier que l’on va transporter partout… il faut prendre le temps de reporter les informations comptables chaque jour ou chaque semaine, cela peut devenir contraignant…
  • Obligation de le consulter régulièrement.
  • Aucun rappel des fêtes, du calendrier lunaire, des vacances par zone et des jours fériés.

Pratique pour :

  • Les jeunes ou les personnes qui commencent et apprennent la gestion de l’argent.
  • Les personnes en difficulté financière.
  • Un nouveau ménage : jeune couple, arrivée d’un enfant… pour une maîtrise du budget hebdomadaire et mensuel.

5- Le post-it

Il transcende les années et les technologies, je cite : Le Post-It!

Pas besoin de vous rappelez que le Post-It est un petit papier partiellement autocollant sur lequel on écrit « Le Truc à Ne Pas Oublier » et qu’on colle partout. Et maintenant il existe même une version pour ordinateur et pour téléphone!

Mais il n’est pas nécessaire d’être un puriste : un simple bout de papier, un coin d’enveloppe, ou que sais-je… fait l’affaire pour se vider la tête et ne pas oublier.

+ Les plus :

  • C’est le pense-bête incontournable!
  • On le trouve partout dans le milieu professionnel ou à côté du téléphone fixe (pour ceux, comme moi, qui en on encore un…).
  • Prise de note rapide.
  • Se colle partout, ou presque, et pourquoi pas dans un agenda quelques heures après son utilisation…
  • Créatif : il en existe de toutes les couleurs et de toutes les formes! Vous pouvez même réserver une couleur par catégorie d’information : bleu pour les rendez-vous, rouge pour les tâches urgentes…

– Les moins :

  • Attention au courant d’air!
  • Colle presque partout mais pas toujours très longtemps : donc possibilité de le perdre.
  • Avoir un crayon, logique mais pas toujours évident!
  • Ecrire pas trop mal sous peine de ne pas arriver à se relire!

Pratique pour :

  • Tout le monde! C’est l’indispensable du pense-bête.
  • Les tâches à réaliser rapidement, ou à reporter rapidement dans un autre outil d’organisation (agenda, bullet journal…).

6- Le tableau

Ce n’est pas un objet auquel on pense immédiatement en parlant d’organisation mais vous allez découvrir que c’est très vite un incontournable.

Dès l’école maternel les informations importantes sont inscrites sur un tableau ou sur les murs. Et vous remarquerez que partout nous inscrivons les informations importantes, nécessaire par rapport au lieu, sur un tableau, un frigo ou un mur.

Vous comprenez donc qu’il existe certainement déjà un tableau, un frigo-tableau ou un coin d’écran d’ordinateur, dans votre salon, cuisine ou bureau sur lequel vous mettez vos Post-it, le prospectus de la pizza, la liste des courses ou les mots de l’école… C’est pourquoi il est essentiel pour un foyer ou dans une pièce commune et permet l’échange et la centralisation des informations. Il vous est donc nécessaire de l’organiser!

Pour cela il existe les Post-it, les aimants, les punaises et même des organisateurs familiaux pour écrire tout ce qui vous passe par la tête, même les mots doux 😉

+ Les plus :

  • Ultra personnalisable! Il vous suffit de trouver un endroit et un support pratique, un simple mur fait l’affaire!
  • Economique, on trouve même des aimants pour le frigo en cadeau dans certainement boite de gâteaux ou de cordon bleu.
  • Accessible par tous les personnes de la pièce.
  • Très bon outils de communication en équipe ou en ménage.

– Les moins :

  • Attention au courant d’air!
  • Bien choisir son lieu d’affichage en fonction de son utilisation.
  • N’est pas transportable.
  • Obligation de le consulter régulièrement.

Pratique pour :

  • Tout le monde!
  • Plus particulièrement les équipes ou les familles.
  • Avoir accès et conserver des informations utiles à utilisation quotidienne (planning de travail – de classe, menus de la semaine, liste de courses , traiteur préféré, gestion des tâches urgentes…)

7- Les outils informatiques

J’ai préféré regrouper les outils informatiques sous un même chapitre car ils vont avoir à peu près les mêmes avantages et inconvénients.

Que ce soit dans le monde professionnel ou personnel, et qu’on le veuille ou pas nous sommes confronté aux outils informatiques. Et pour s’organiser cela peut être d’une très grande aide dans la mesure où l’on comprend comment ça marche! Ce n’est pas moi qui vais vous expliquer ici comment fonctionne ces outils mais plutôt ceux qui existe.

Le téléphone

La plupart des téléphones portables propose dans leur menu d’origine des petites applications de prises de notes, d’agenda simple ou de carnet d’adresse.

Et c’est sans parler des Smartphones sur Androïd ou Apple qui sont couplet à un compte mail qui donnent accès à de nombreux services de planification.

Ces services sont souvent gratuits (ou contre vos données personnels…) et s’avèrent parfois très performants.

L’agenda informatique

Du l’outil en ligne type Google Agenda au logiciel professionel payant ,  vous trouverez une multitude de logiciel ou application qui vous permettront de noter vos rendez-vous, vos tâches récurrentes, les anniversaires, carnet d’adresse…

Il existe même des petits outils pour faciliter certains aspects comme la prise de rendez-vous avec Doodle.  Doodle permet la planification rapide de rendez-vous avec créneau horaire et synchronisation avec votre propre logiciel agenda.

Le plus dur sera de choisir le bon en fonction de vos propres besoins comme pour l’équivalent papier!

Les réseaux sociaux

Pour organiser une sortie entre amis ou en famille, rien de mieux que les réseaux sociaux! Certes il faut veiller à la confidentialité de l’événement en fonction de ce que l’on désire mais les réseaux sociaux ont développé tous les outils pour faciliter l’organisation de ce genre d’activité.

Par exemple Facebook propose directement la création d’une page « événement » avec l’utilisation d’un agenda pour le notifier à son entourage et l’outil de sondage pour savoir qui participe et comment. Et les réseaux sociaux n’oublient pas de vous notifier à chaque événement que vous avez défini comme pertinent.

Les autres logiciels et applications

Je n’ai, hélas pour vous, pas fait le tour de tous les logiciels qui existent en matière d’organisation. Mais il en existe aussi bien pour la comptabilité familiale ou pro que pour gérer vos courses, ou votre To Do List… Pour cela il vous suffit de parcourir le net pour les trouver 😉

+ Les plus :

  • Multi-supports : vous pouvez retrouver vos outils informatiques sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone, partout!
  • Entrer immédiate des informations dans l’outil. Plus de délai pour trouver l’agenda ou le livre de compte.
  • Plus besoin de crayon 😉
  • Notifications des événements par envoi de message : une petite voix vous rappelle tout!
  • Il existe une application pour tout… ou presque 😉

– Les moins :

  • être toujours connecté.
  • Peu personnalisable (cela dépendra su logiciel…).
  • Quand il y a plus de batterie… on a plus de tête…
  • Il faut avoir la pratique de l’informatique.
  • Pas vraiment dédié aux plus jeunes.

Pratique pour :

  • Toutes les personnes ayant un accès quotidien avec un outil informatique. Parce que si vous n’allumez votre ordinateur qu’une fois tous les quinze jours… vous risquez d’avoir un peu de retard…
  • être notifié quelques heures avant la venue de l’événement.

De mon côté…

Je n’ai pas de solution miracle pour m’organiser… mais des solutions!

En effet je n’ai, jusqu’à maintenant, jamais trouvé un seul et unique outil qui répond à tous mes besoins : organisation journalière, familiale, professionnel, transportable et visuelle. Au fils du temps j’en ai combiné plusieurs :

  • Au travail : un agenda papier et des Post-It pour moi et l’utilisation du logiciel avec les collègues et des tableaux d’affichages.
  • Perso : un bullet journal fonctionnel, des Post-It, un tableau pas bien rangé et pleins de cahiers par type d’occupation…
  • Pour le foyer : Google Agenda (le top pour avoir chacun un agenda et un agenda commun en une seule vue!) et un frigo-tableau (avec la pub pour les pizzas!).

Et pour vous…

Avant de partir pour la papeterie ou passer des heures à la recherche du logiciel parfait, définissez vos besoins!

  • Pourquoi avez vous besoin de vous organiser? Ne rien oublier, communiquer dans le foyer, placer des rendez-vous, gérer les comptes, le quotidien…
  • Qu’est-ce qui est important pour vous? un accès facile, une information transportable, une bonne lisibilité, outil ergonomique, personnalisable…
  • Quelle information allez vous donner et rechercher avec cet outil? rendez-vous, informations clients, rappel d’événement périodique, aide à la gestion quotidien…
  • Qui va l’utiliser? Uniquement vous, une tierce personne, un groupe éloignée…

Enfin une fois que vous y aurez réfléchi, vous verrez que vous trouverez très rapidement les bons outils à mettre en place pour répondre à vos besoins. Et venez partager vos trouvailles d’organisation avec nous!

Je vous souhaite une très bonne organisation pour cette nouvelle rentrée scolaire!